行業特點：成本龐大，效率的低下、管理的松散是電腦產品流通行業發展的“瓶頸”。這個行業商品的品種繁多，種類多樣化，小件到價格非常低的耗材，大件到價格上萬的電腦產品，手工管理費時費力，各種信息的匯總也不及時，信息化管理迫在眉睫。面對激烈的競爭，目前企業為了保持持續實現盈利，降低進貨成本成為首要對策。企業迫切需要一個功能強大的信息化管理系統為其提供全面、及時、準確的分析數據，使管理層在最短時間內全面了解企業的運營情況，及時做出決策。加上龐大的客戶群，這個行業面對的往來單位大體可分為三大類，分別是供應商、批發客戶、零售客戶。同一商品對應不同客戶售價也有所不同。如何有效的管理客戶，做好客戶群的管理與合理的商品定價成為企業穩固舊客戶發展新客戶的重要手段。下面，根據這個行業的行業特點，所建立的帳套需要有一些要注意和參考的地方。
一、軟件建賬、初始化
二、建帳和初始化是一個非常重要的步驟，是正常使用軟件的基礎和前提。所以，建賬、初始化時的一些設置就非常需要注意了。
（一）建帳
1、計算機管理賬套是按照文件的方式進行管理的，因此每個賬套必須有一個文件名，在這里我們稱之為賬套代號。帳套代號為十個字節長度，可由字母、數字組成，建議盡量設置簡潔，不帶特殊符號。
2、企業名稱、行業性質，小企業會計制度選擇和納稅性質根據根據企業的實際情況設置，此例子帳套選擇了“一般納稅人”。行業類型和納稅性質這兩項選擇啟用帳套后是不可以修改的。行業默認屬性：提供了三個選項，并根據所選擇的行業不同而有所區別，而且默認的選項不可以修改。
3、是否結合使用：該選項非常重要，直接影響到軟件的業務流程，并且以后無法修改。如果選擇“進銷存系統與賬務系統結合使用”，所有進銷存業務在單據保存后即自動產生憑證； 如果選擇“進銷存系統與賬務系統分開使用”，進銷存業務單據不能自動產生憑證，進銷存系統與財務系統完全分開，所有憑證必須手工完成。該帳套這個選項設置的是“進銷存系統與賬務系統結合使用”。
4、系統內提供最多六級的會計科目，除第一級科目長度不能修改之外，其他各級科目長度均可以由用戶根據公司的實際情況來定義長度，但科目編碼總長度不得超過18位。第二級科目的長度的最好根據客戶或供應商的多少來定義。假設第二級科目為2位，那么客戶或供應商的數量最多能夠超過99個，為3位最多不能夠超過999個，依次類推。此選項啟用帳套后不可以修改。根據行業的特征分析后，此帳套設置的科目代碼結構為：
5、配置帳套選項，預先設置帳套相關參數，建完帳后部分選項可以通過“帳套選項”進行調整，注意的是憑證字選項的設置，啟用后是無法修改的。
6、設置好合理的帳套管理員和密碼。軟件要求每套賬設置一名享有全部操作權限的管理員。該管理員是該帳套最高權限的用戶，擁有該帳套的所有權限，可以新增、修改、刪除其他操作員名稱、密碼，可以對帳套作任何新增、修改、刪除操作。此處需填上該管理人員的姓名及其編號，其中管理員編號是由數字構成，一般是從1開始，第一位不能為0。
7、軟件以自然月份為一個會計期間，啟用賬套后，將無法錄入啟用日期之前的業務單據、憑證，因此用戶在確認“賬套啟用日期”時，應確認在此日期前沒有需要錄入系統的業務數據發生。根據企業具體情況，設置好帳套啟用日期。此選項啟用帳套也是無法修改的。例子帳套設置的啟用日期為
（二）初始化
1、進銷存初始化：這個模塊是提供把與與本企業相關的進銷存，員工信息等基礎資料輸入賬套。根據軟件的菜單與本企業的相關具體情況，一一對應輸入所有的初始化信息。下面是根據此例子帳套的情況，初始化的時候需要注意的幾點：
（1）、所有基礎信息的編碼建議設置的有規律，簡潔。方便查詢。可以根據有關類別進行過濾查詢。為了方便用戶能更迅速的做好進銷存初始化。軟件提供了資料導入的功能。在需要導入的EXCEL資料中，格式內容沒有問題的情況下。貨品資料，客戶資料和供應商資料可以進行資料導入。該例子帳套資料的編碼設置規律是以字母+數字進行組合，非常方便查詢和定位選擇。具體舉例如下：
客戶資料：編碼定義規則k+編碼流水號，由于會計科目2級長度定義的是4位，編碼流水號為0001開始。
供應商資料：編碼定義規則g+編碼流水號，由于會計科目2級長度定義的是4位，編碼流水號為0001開始。
地區資料：直接以流水號定義編碼，如果地區過多，可以分等級，定義從屬關系。
貨品資料：編碼定義規則為貨品首拼+數字，如貨品“東芝M19”貨品編碼定義為“DZ0001”。
貨品類別：電腦行業貨品類別比較多，一般會以品牌+產品類別進行定義。
倉庫資料：電腦產品行業大多都會有對外銷售的店鋪，直接把店鋪設置為倉庫進行管理非常方便，所以此帳套分為總倉庫和各分店倉庫。
部門資料：直接分為管理部門和業務部門兩類。
員工資料：分為三個類別，管理人員，普通員工和業務人員。
（2）、對于客戶、供應商在建賬期初仍有未結清的款項時，需要在客戶、供應商資料中的“期初應收”、“期初應付”中輸入，在經銷存與財務結合使用的情況下，軟件會自動將該處錄入的期初往來款轉到“帳務初始數據”中；這是在啟用帳套后不可以進行修改或者補錄的。
（3）、貨品資料的某些信息，如存貨類型，貨品屬性，成本核算方法，加權價都需要在新增貨品狀態下定義好，定義好啟用帳套后，這些信息都是無法修改的。
（4）、設置好貨品資料和倉庫資料，期初庫存可以在庫存商品初始化中進行輸入。成本核算方法為“移動加權法”和“全月一次法”的貨品，加權價也可以對應的在此輸入，和在貨品資料中的加權價輸入窗口是一樣的性質。如果是成本核算方法為“個別指定法”的貨品，貨品對應每一個批次的初始庫存和加權價需要從這個窗口進行錄入。根據國家稅法的制度要求及電腦產品行業存貨的特點，我們采用的成本核算方法是“全月一次平均法”這種存貨計價方法，采用該計價方法，操作方法比較簡便，同時，庫存成本也較為真實，能客觀、及時、準確地反影當前企業的實際庫存成本。
（5）、如果企業有委托代銷業務，在啟用賬套前還需要錄入貨品己經發出尚未進行代銷結算的各項委托代銷初始數據。有期初發生估價入庫并且尚未沖回的，應在初始化時輸入其初始數據。
（6）、收付款賬戶是指企業用于收取銷售貨款，支付采購貨款或其他收入支出款項的所有現金賬戶和銀行存款賬戶的資料。注意：收付款帳戶中的開帳余額需要在初始化中進行輸入，開帳后無法輸入。企業在采購貨品時，可采用多種方式支付貨款。同樣在銷貨過程中，收到貨款的方式也有很多種。因此用戶在支付貨款(或收到貨款)時，應選擇一種支付方式(或收款方式)。收付款方式包含兩項內容，第一是它的名稱，第二則是缺省資金賬戶，缺省資金賬戶是所有的“現金”和“銀行存款”資料中定義的內容。當您定義了現金或銀行存款的缺省賬戶后，在進行收款或付款時，該款項的去向或來源自動默認為已選定的賬戶。
2、 帳務初始化：這個模塊是提供把與與本企業相關的賬務、固定資產等基礎資料和有關期初數據輸入賬套。需要注意的內容如下：
（1）、固定資產初始化采用卡片形式錄入。用戶根據企業固定資產的情況一一錄入即可。 （2）、帳務初始化中的“本年年初”列是不能輸入的，只能輸入“期初余額”和“本年累計”，軟件自動按照科目的借貸方方向反向計算出“本年年初”。 本年損益累積發生是僅針對損益類科目的。損益類科目每月結轉損益之后余額都為0，從本年1月1日到開賬前一天的損益類科目累積發生額就輸入在此處，該列金額不計算，僅僅是為了“利潤表”中“本年累計數”的完整。若該列沒有錄入，且開賬日期不是
初始化工作做完后，建議將帳套做一個備份，保留好備份文件。方便啟用后，發現輸入錯誤或者忘記輸入數據的情況，可以恢復啟用前的備份文件進行處理。
二、啟用帳套后的正常業務處理
1、進銷存管理
（1）、制作業務單據的時候需要注意一定的規范性，采購管理系統主要核算企業采購貨品的業務過程，可以與供應商簽訂相應的訂單，然后在收到貨品時引用訂單編制收貨單，并將貨品辦理入庫手續，如果收到貨品時未收到發貨方的發票等單據，則可以在月末結賬前將貨品辦理暫估入庫，待下月收到發票賬單時再將原暫估入庫數沖回重新辦理入庫手續。采購貨款則可以通過采購付款系統予以支付。處理退貨業務時，需要注意，沖減往來時不能無單退貨。需要選擇有關單據進行退貨。銷售模塊的操作流程和注意事項與采購模塊類似。需要進一步注意的是，為了確保成本的準確性，建議不要負庫存銷售。
（2）、倉庫管理模塊主要用來處理采購、銷售業務以外的倉庫收發業務。比如，領料、退料、產品進倉、存貨調價、組裝拆卸、倉庫調撥、庫存盤點等原材料、庫存商品出入庫業務，并將相關的成本結轉生成憑證傳遞到賬務模塊。可根據行業類型選作。
（3）、進銷存業務處理完成后，軟件中的有關報表可以自動統計數據提供給企業參考。
2、現金銀行
如果企業日常的現金（銀行存款）收付業務發生的比較頻繁，可以使用系統的“現金銀行”功能來進行處理，比如日常費用的開支，其他業務收入款項，銀行存款不同賬戶間的轉賬等等業務。需要注意的是，如果收入支出類別中，核算收入的項目，在費用開支中是無法選擇的，核算支出的項目，則在其他收入中無法選中。
3、帳務系統，固定資產，工資模塊
（1）、由進銷存業務、工資等自動生成會計憑證，和在賬務系統中的“憑證錄入”中手工編制其他會計憑證每個月都需要經過審核，登帳才能產生有關帳務報表，有損益類科目發生則還需要結轉損益。有外幣核算業務需要進行期末調匯。需要注意的是，損益表的數據需要結帳到下一個會計期間才可以正確生成。現金流量表的數據則需要對核算現金流行科目的憑證進行現金流量分配才可產生。
（2）、固定資產模塊可以通過"固定資產"模塊采用卡片式管理，處理固定資產的賬務核算、計提折舊及資產管理，能自動生成相關的憑證，自動計提折舊，自動生成有關固定資產及折舊報表， 對固定資產進行詳盡的管理與控制。需要注意的是本期增加的固定資產本期不計提折舊，下期計提折舊；本期減少的固定資產本期照提折舊，下期停止計提折舊。
（3）、工資模塊可以作為人事管理部門的主要工具，不僅包含了人事檔案管理的功能，還可以通過錄入相關工資項目數據，自動計算員工月度工資或計件工資，自動分配工資費用、打印工資條、生成各種工資報表以及相關的人員結構分析圖表。工資核算模塊首先要注意，員工的固定工資是在員工資料中進行輸入，其次需要注意的是，各個工資項目的計算公式需要定義完整，并通過檢測才可以計算正確。支付工資后，設置好有關的工資分配科目進行分配就可完成工資模塊的工作。
4、帳套維護及其他
SQL版的帳套文件不能直接拷貝出來做維護工作，所以建議經常做好數據的備份工作。備份好的帳套需要用軟件的恢復功能恢復到軟件中才可以打開帳套。不能直接打開備份文件。如需要用引入功能，前提需要將帳套文件進行分離出來才能正常引入成功。帳套使用一段時間后，由于使用的時間比較久，數據量比較大，可能會造成速度比較慢。這個時候可以用軟件中的初始數據導入功能，將帳套的基礎資料和期末余額轉到新的帳套中。做這個操作前提是必須將賬套中當月的業務單據刪除或進行結賬，然后才能進行引入操作。賬套維護中的“收縮賬套”功能來對帳套進行壓縮，以達到減小數據庫日志體積，節省硬盤空間，提高系統運行速度的目的。對于不再使用的賬套，可以將其放入賬套回收站或徹底刪除，其中放入回收站功能只是邏輯刪除，如果以后還需要恢復被刪除的賬套，可以在“賬套回收站”中將其恢復，而徹底刪除則屬于物理刪除，被刪除的賬套從硬盤中刪掉后無法恢復。
